مقدمة:
تعتبر كتابة محاضر الاجتماعات واللجان من أهم المهارات المطلوبة في موظف يتميز بكفاءة عالية، فلا يخلو عمل من الاجتماعات الدورية التي يتطلب فيها تدوين أهم النقاط التي تم مناقشتها والاتفاق عليها ومتابعة تنفيذ المهام المكلف بها، لذا يُعد محضر الاجتماع مرجع هام لا غنى عنه.
أهداف الدورة:
- كيفية الإعداد الجيد لأعمال الاجتماعات واللجان بما يحقق أهدافها.
- تجنب محاذير فشل الاجتماعات واللجان.
- توفير الجوانب العلمية والعملية لإنجاح الاجتماعات واللجان.
- متابعة أعمال الاجتماعات واللجان بالشكل الذي يفعل نتائجها.
الفئة المستهدفة :
- مدراء المكاتب.
- العاملون في مجال السكرتارية، المساعدون الإداريون.
- العاملون في مجال الأعمال الكتابية.
- لجميع فئات السكرتارية والأعمال المساندة.
موضوعات البرنامج :
- التعريف بالاجتماعات واللجان والفرق بينهما.
- أنواع الاجتماعات وأنواع اللجان.
- أهمية عقد الاجتماعات وتشكيل اللجان والجدوى منها.
- أسباب انعقاد الاجتماعات.
- المفاهيم الأساسية في إعداد وتنظيم وإدارة الاجتماعات واللجان.
- المفاهيم الأساسية في إعداد وتنظيم وإدارة الاجتماعات واللجان.
- التحضير لأعمال الاجتماعات واللجان.
- متابعة أعمال الاجتماعات واللجان.
- التنظيم الفني والإداري للاجتماعات.
- كيف تكون رئيساً ناجحاً للاجتماع؟
- كيف تكون سكرتيراً ناجحاً للاجتماع؟
- كيف تكون عضواً ناجحاً في الاجتماع؟
- مهارات إعداد محاضر الاجتماعات.
- سكرتارية الاجتماعات واللجان وإعداد النماذج والوثائق.
- التخطيط لإجراءات الاجتماعات: (الأهداف - النتائج - جدول الأعمال - اختيار المشاركين وتحديد من سيحضر الاجتماع)
- خطوات الإعلان عن الاجتماع: (Why – How – What – When – Where – Who)
- استخدام تقنيات الحاسب الآلي في خدمة إدارة الاجتماعات الفعالة.
- الإعداد لاجتماع الكتروني والمشاركة فيه.
- فن إدارة الاجتماعات وضغوط العمل.
- التعرف على الأنماط المختلفة.
- الاتصال الفعال مع الآخرين.
- فن التعامل مع الناس.
- محاذير فشل الاجتماعات واللجان.
- مشاكل الاجتماعات وكيفية علاجها.
منهجية التدريب :
- حلقات النقاش.
- العصف الذهني.
- مجموعات عمل.
- تبادل ادوار.
- حالات عملية وتطبيقية.